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企業應用數位資產管理，從何開始？（下）
本文摘要：在上集我們了解數位資產管理（DAM）的概念後，接下來要如何開始應用？這集我們介紹企業應用的五大要點（素材審視、選對廠商、定義分類、整合自動、職責權限），幫助企業在佈署DAM的過程中更加順利，驅動數位轉型的成功。
本內容由傑思．愛德威媒體贊助，AMT協會A_Talent計畫研究員整理編輯，玄奘大學傳播學院邱琪瑄副院長 諮詢協助，為大家博覽世界行銷科技與數位轉型趨勢內容，歡迎大家多多回應交流與轉發～
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數位資產管理（DAM）讓企業從一個中央平台檢視、控制所有數位素材，儘管DAM存在已久，但過往多數情況下大企業才有預算採用。然而科技進步讓使用成本大幅下降，不管規模多大的企業都能利用DAM增加營運效率與敏捷度。一個好的DAM不只是管理平台，審視企業素材外，還能自動化工作流程、遞送內容到不同管道、製作新素材通知等更多功能。藉由簡化管理素材的工作，讓傳遞具影響力、無縫的顧客體驗更加容易。
若想建立一個能簡化工作並放大團隊努力的DAM平台，請參考下列實踐步驟：
一、完成企業素材的審視
審視所有素材是實踐的起步，藉由審視企業有哪些素材、素材如何被歸納，了解企業現在面臨什麼挑戰，如何利用DAM來解決。根據企業素材的量體與種類，使用目標也會有所不同，但最重要仍是讓DAM成為數位素材的單一事實來源（single source of truth）。如果企業創作許多高畫質的影片，勢必會佔去大量DAM空間，另外有些素材也許不用上傳系統，因此盤點和整理所有素材永遠不嫌晚。
DAM系統動態且靈活，建立一個了解企業運作、計畫方向的團隊，找到應用DAM的情境。團隊內應包括技術專家了解並定製DAM系統，找到簡化和自動化流程的方法、與其他系統整合、設計進階功能，並考量安全性、合規性、未來需求等問題。
二、找到對的DAM廠商
找DAM廠商就像找房子一樣，為了建造有效與永續的系統，必須要有堅固的基礎。不論企業的規模、目標大小，最重要的考量點是：找到能平衡專業技術與商業智慧的廠商。花時間與潛在廠商溝通需求，也讓他們了解企業發展目標，確保大家都有共識。
在廠商會議上可以討論：（1）企業的素材種類與資料結構（2）企業使用的特殊系統工具（3）DAM系統的特色功能（4）定價收費方案，同時了解DAM廠商的產品路線圖，並根據企業審視內部素材的結果，提出有哪些痛點是廠商必須解決的。另外許多企業對於資訊架構有嚴格的規範，例如存取外部檔案資源、防火牆、數據轉移等規定，因此在討論時也要事先了解企業內部的政策，避免後續在整合上出問題。
三、定義分類方法與元資料結構
由IT、業務、行銷、產品、法務等部門的代表組成決策小組，這群人直接且定期與DAM系統接觸，由他們來完成DAM的重要決策。首先小組必須決定所有素材的元資料類型與複雜性，對於任何單一素材，都可能有過多的資訊標籤，還有無數種編排組合可以決定，但這裡給的建議：少即是多，確定好哪些資訊標籤重要，為了讓標籤使用更有效率，盡量讓事情簡單化。當元資料的規則確定後，下一步是定義DAM的分類法，建立檔案命名方式、日期格式等規範，讓資料庫整理有序且易於搜尋。
最後決策小組指派人員來作為DAM的管理員，負責監督、維護與發展，教導其他員工如何使用DAM。在初期階段管理員要定期審視系統狀況，確保DAM正常運作，我們可以追蹤幾個員工採用率的關鍵指標，例如每日登入用戶數、每日搜尋次數、素材下載數、用戶同時在線數等。
四、整合系統與工作流程自動化
內部系統不能是座孤島，從DAM、PIM到CRM，每個工具彼此應能互通有無，在DAM的實行中，注意是否能與企業現有的工具系統串連整合，讓整體營運效率提升。除了技術上的整合外，DAM還要能替代由人力負責的庶務工作，例如整理檔案、轉換格式等，讓員工可以專注在更高層級的工作上。企業流程的順暢度仰賴於員工熟悉度並不罕見，甚至在大企業也是如此，但依靠員工來保持順暢通常會發生問題，因此藉由自動化工作流程，減少問題的產生，也有助於提升企業的數位成熟度。
若想順利實行DAM還需要企業文化的改變，而這通常會最大的阻礙。事實是多數員工抗拒改變，習慣於原有的手動工作流程、自己的素材管理方法，因此在早期階段讓員工參與討論非常重要，聆聽他們的擔憂與建議，確保他們的意見受到重視。DAM是從根本上改變人們的工作方式，應當仔細規劃、溝通與執行。
五、建立職責與權限
無論是服務多個市場的全球企業，或提供特定服務的在地商家，在企業中任何程度的複雜性都有機會發生人為錯誤。在對的時間找到並佈署對的素材十分重要，DAM系統透過分配用戶不同的職責與權限，讓工作任務變得更加容易。DAM系統可以控制特定素材的存取權，確保員工在尋找合適的素材時，檔案是最新版、已授權、能在當地或特殊地區使用，對員工也等同增加了一層安全保護（避免法律問題），可以放心搜尋、瀏覽並使用素材。
成功佈署DAM的最後關鍵是獲得管理層的認同，這是讓DAM啟動運行，也是在未來能持續投資，以維持有效可行的系統。若想獲得必要預算、解決跨部門問題，也讓負責團隊感到安心，得到管理層的支持與主動參與是必要的，這有助提升DAM在組織中的能見度、接納度和成功應用的機率。
結語：
從一開始只是個儲存檔案的解決方案，如今DAM已成為企業策略投資的重點項目，連結員工、流程、科技，放大工作的生產力並提高數位素材、品牌、組織的價值。在調查與計畫上保持勤奮，就能收穫成功實行DAM的巨大回報。
參考文獻：
Prepare to Implement Digital Asset Management (DAM): 5 Key Steps
10 Steps to a Successful Digital Asset Management Implementation
AMT聯盟研究員＿林宜風
DAM廠商Adobe產品功能介紹：