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9個數位資產管理功能幫助行銷人事半功倍(上)

20221018-100544 Image by upklyak on Freepik

本文摘要:什麼是數位資產管理(DAM)?有什麼功能可以幫助行銷人?本文介紹DAM的9大特色功能,了解它們如何協助企業在行銷數位轉型的路上更加輕鬆。

本內容由傑思.愛德威媒體贊助,AMT協會A_Talent計畫研究員整理編輯,崑山科技大學公廣系 陳薇薇副教授 諮詢協助,為大家博覽世界行銷科技與數位轉型趨勢內容,歡迎大家多多回應交流與轉發~


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數位資產管理(Digital asset management,以下簡稱DAM),是一種用來儲存、歸納企業所有數位素材的平台,被稱為「單一事實來源」(Single Source of Truth),讓行銷人可以尋找所有企業製作的數位素材,不管是圖片、影片、聲音、PDF、甚至是VR或更先進的檔案格式。DAM還可以讓這些檔案附加上元資料(Metadata),能在使用素材前就先了解相關資訊,像企業是否取得使用所有權、法律團隊是否授權了影片、或是資訊圖表是否確認有符合品牌設計的標準等。

企業今日有許多使用DAM的方式,行銷代理商利用DAM協助客戶在內部部門與外包廠商維持一致的創意風格;B2B的企業利用DAM中心化的優勢取得銷售資料或活動行銷素材。DAM也可以與其他平台整合,像是內容管理系統(content management systems) 、數位體驗平台(digital experience platforms),統一整理好的行銷素材可以直接遞送內容到不同的行銷溝通管道上。在軟體即服務(Software as service)興起前,過往DAM被安裝在企業的伺服器端,但對於全球性的企業而言,DAM的效用大幅提升, 因此多數的DAM現今都在雲端上運行。

DAM平台的九大功能一個好的DAM平台應該有哪些功能?不同DAM平台主要功能差異在哪?答案可能相當廣泛。DAM平台提供許多不同功能,從基礎的檔案管理,到先進的人工智慧、機器學習協助,來看看這些功能有哪些實際的作用。

一、工作流程管理


依據工作流程的程度區分不同的DAM系統,有些讓用戶透過@(標註)功能進行協作,有些提供更完整的專案管理服務。這些功能幫助行銷團隊與外部創意公司進行溝通,方便確認素材的工作或更新狀態,團隊後續也可以透過DAM取得品牌經理、管理層或法律部門的通關允許,加速作業流程與素材流通性。這些功能在DAM上可能是內建在核心平台,也可能是作為插件整合,大部分的DAM都有軟體即服務的特性,可以透過不同瀏覽器、作業系統存取功能,有些甚至還有手機APP的形式。

二、檔案格式處理


不同的DAM系統有不同管理多樣檔案格式的能力。雖然多數廠商都可以支援常見的影片、圖片、聲音格式,但如果在工作流程上需要使用特定的格式,那麼就要特別去確認是否支援。


三、素材轉換、編輯或客製化


當數位素材用特別的格式上傳到DAM系統時,有些廠商提供使用者可以在雲端上用其他常見格式來下載或分享;有些在平台上提供輕度的編輯功能,例如裁切、旋轉、加註等,但如果是重度編輯使用專業軟體會更有幫助。

四、遞送與用戶權限管理


內容製作的整條供應鏈可能又長又複雜,牽涉到許多部門、代理商、接案者等人,DAM的價值在提供彈性權限讓對的人能存取對的素材(而且只有對的素材),特別是在機構內部,這項功能提供客戶方便的自助服務能力。同樣的動態調整在大型企業中也可以應用,例如讓行銷員或業務自主取得精心設計好的素材(例如製造紀錄、目錄、商品照片),並在不同地區或垂直領域中維持一致的品牌訊息。

五、搜尋與元資料


DAM當中的搜尋與元資料是最重要的功能之一,在素材被創建與歸檔後,能快速找到該素材是工作效率的一大提升。多數的DAM廠商現在都利用人工智慧的功能(內部開發或外部合作)來識別圖片、影片並自動貼上標籤。幾年前DAM貼標的功能被視為只是花招,沒有提升效率反而還帶來更多工作,但現今技術已足夠成熟,並透過機器學習的方式,不斷供給資料讓系統持續進步。此外,廠商也正探索如何使用這些科技來創造洞察,並根據使用習慣自動進行內容轉換。

六、數位財產權與企業治理管理


多數的行銷人都會從獨立創作者或素材庫公司取得內容的授權,特別是照片和影片。DAM讓用戶可以追蹤特定的授權條款,確保素材不會使用到錯的地區、尚未允許或授權過期的內容。品牌準則的治理、特定行銷活動的相關時間軸,也可以在DAM上進行管理。

七、報告與分析


具有分析能力的DAM系統讓行銷主管能追蹤數位媒體的投資報酬率,這項功能也讓行銷團隊判斷哪些素材最常被使用,以哪種方式使用,如此可以在規劃未來的內容創作中利用這些洞察。

八、數據儲存與安全


大部分的DAM廠商與Amazon Web Services、Google cloud plateform等雲端平台合作,上架軟體和客戶素材到這些平台上,做到內容的地區遞送、定期備份和符合安全協議。然而有些廠商提供客戶許多不同的資料上架選擇,讓在嚴格管控資料的地區中,企業也能安心使用。

九、軟體整合


使用DAM系統代表中央的單一事實來源,也是所有品牌素材儲存庫。成功部署DAM的重要關鍵,在於是否可以與行銷堆疊中的工具進行整合。不同廠商在其提供的整合數量與種類而言,可能有很大的不同,有些廠商開始專精在提供特別的整合需求上,例如將DAM與線上零售商會使用的產品資訊管理(Product information management)系統進行整合。

以上就是數位資產管理DAM的九大功能介紹,下集將介紹企業如何開始應用DAM,敬請期待!

參考文獻:What is digital asset management, and how are marketers using these platforms for file and workflow management?

文章摘錄翻譯:

AMT聯盟研究員_林宜風


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